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Word-Dokumente barrierefrei erstellen

Um Dokumente auch mit Hilfe assistiver Technologien für Menschen zugänglich zu machen

Blinde oder sehbeeinträchtigte Menschen nutzen Vergrößerungssoftware, einen Screen-Reader oder ein Braille-Ausgabegerät um sich Dokumente inhaltlich zu erschließen. Damit dies funktioniert, sollten Dokumente technisch und gestalterisch barrierefrei aufbereitet sein.

Ein Dokument ist im Wesentlichen dann (technisch) barrierefrei, wenn seine Inhaltsstruktur (Überschriften, Absätze, Auflistungen, Tabellen etc.) nicht nur visuell deutlich wird, sondern auch maschinenlesbar ist. Das heißt, z.B. eine Überschrift sieht nicht nur wie eine Überschrift aus. Sie ist auch als solche technisch gekennzeichnet und wird somit von einem Screen-Reader entsprechend erkannt, ausgegeben und kann durch Befehle von der nutzenden Person gezielt angesteuert werden.

So können Sie barrierefreie Word-Dokumente erstellen:

  • Für Überschriften
    (Befolgen Sie dabei die logische Überschriftenhierarchie und überspringen Sie keine Hierarchieebenen.)
  • Für Auflistungen
  • Für Abstände zwischen Zeilen und Absätzen
    (Keine Leerzeilen durch mehrmaliges Drücken der ENTER-Taste erzeugen! Solche Leerzeilen werden vom Screen-Reader als „leer“ vorgelesen und stören den Lesefluss.)

Sie können sich die Formatvorlagen nach Ihren eigenen Wünschen anpassen und somit selbst definieren wie der Haupttitel, Überschriften der Ebene 1/ Ebene 2 usw. aussehen oder wie groß Abstände zwischen Absätzen sein sollen.

Siehe auch Bildinhalte mit Alternativtexten versehen.

  • Definieren Sie Tabellenüberschriften (gegebenenfalls mit der Einstellung „wiederholend“ falls sich Tabellen über mehrere Seiten erstrecken)
  • Definieren Sie gegebenenfalls Ergebniszeilen
  • Keine Zellen verbinden oder teilen
  • Keine Tabellen verschachteln
  • Statt großer komplexer Tabellen, versuchen diese in mehrere kleine Tabellen aufzuteilen

Anhand der Beschriftungen für Bilder, Diagramme usw. sowie der Nutzung von Formatvorlagen geht dies ganz leicht.

Markieren Sie diese als „dekorativ“ (gleiche Stelle, wo Sie auch Alternativtext für Bildinhalte hinterlegen).

  • In Word die „QuickInfo“ bei Verlinkungen einstellen
  • Statt die URL auszuschreiben besser einen Begriff oder eine Wortgruppe nutzen, woraus hervorgeht, wohin die Verlinkung führt
  • Nicht nur das Wort „hier“ als Verlinkung nutzen

Beispiel:

statt:

Weitere Informationen finden Sie auf https://www.tu-darmstadt.de/projekt-handicap/ziel/index.de.jsp (wird in neuem Tab geöffnet).

Weitere Informationen finden Sie hier (wird in neuem Tab geöffnet).

besser:

Weitere Informationen finden Sie auf der Website zum Projekt Handicap (wird in neuem Tab geöffnet).

Die unterschiedlichen Zeilenlängen bieten eine bessere Orientierung als Blocksatz. Bei rechtsbündig gesetzten Texten können Menschen, die eine Lupenfunktion nutzen, leicht die Orientierung verlieren.

Besser einmal die Tab-Taste nutzen.

Keine wichtigen Infos in Kopf- und Fußzeilen.

Dieser wird vom Screen-Reader vorgelesen. Auch weitere Angaben wie Autor*in oder Dokumentenbeschreibung sind hilfreich – für alle.

Denken Sie daran die Sprache auch für einzelne Wörter oder Sätze einzustellen, falls diese abweichend von der Dokumentensprache sind. Dies beeinflusst, in welcher Klangsprache der Screen-Reader vorliest (z.B. deutsche oder englische Aussprache).

Siehe auch Gut lesbare Schriften & verständliche Textgestaltung.

Siehe auch Farben nicht als alleiniges Informationsmittel verwenden.

Siehe auch Auf ausreichend Kontrast achten.

Beachten Sie hierbei, dass nicht alles automatisch geprüft wird (z.B. Qualität von Alternativtexten, Kontrast).

Damit die technischen Auszeichnungen (Tag-Struktur des Dokuments) erhalten bleiben und somit die Maschinenlesbarkeit erhalten bleibt.

  • NICHT über die Funktion „Drucken“
  • Sondern über „Speichern unter“ > PDF („Optionen“ > „Dokumententstrukturtags für Barrierefreiheit“ Aktivieren)
  • Oder, falls vorhanden, über das Add-In „Acrobat“ in Word (wird als Funktionsreiter in der obersten Menüleiste, wie z.B. auch „Layout“, „Ansicht“ usw. angezeigt)

Für eine finale Prüfung, inwieweit das abgespeicherte PDF-Dokument tatsächlich barrierefrei ist, können Sie Adobe Acrobat Pro oder den PDF Accessibility Checker (PAC) nutzen. – Siehe Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten überprüfen & sicherstellen

Infos & Anleitungen zur Erstellung barrierefreier Word-Dokumente

Das Wichtigste im schnellen Überblick:

Hilfreiche kurze Video-Anleitungen:

Text-Anleitungen:

Aus der Microsoft-Hilfe: Gestalten barrierefreier Word-Dokumente für Personen mit Behinderungen (wird in neuem Tab geöffnet)

Themenbereich: Barrierefreie Dokumente

Einen ausführlichen Informationsbereich bietet die Uni Potsdam mit Videos, Checklisten, Hinweisen zu PDF-Dokumenten allgemein, zu deren Erstellung mit Word, mit PowerPoint und zur Erstellung von PDF-Formularen.

Informationsbereich „Barrierefreie Dokumente“ (wird in neuem Tab geöffnet)

Erfahren Sie auch wie Sie E-Mails barrierefrei gestalten können

Aus der Microsoft Hilfe: Machen Sie Ihre Outlook-E-Mail für Menschen mit Behinderungen zugänglich (wird in neuem Tab geöffnet)

Erfahren Sie auch wie Sie bei Excel-Dokumenten auf Barrierefreiheit achten können.

Im Moodle-Kurs „Materialpaket barrierefreie Lehre“ auf der OpenMoodle-Plattform der Universität Bielefeld finden Sie die Checkliste: Excel barrierefrei (wird in neuem Tab geöffnet) sowie die Anleitung zur Umsetzung (wird in neuem Tab geöffnet) der Anforderungen aus der Checkliste.

Der Kurs ist offen zugänglich. Zur interaktiven Nutzung der Checkliste am besten selbst einen Account erstellen und in den Kurs einschreiben.