Die Moderator-Rolle wird standardmäßig initial an die Person vergeben, die das BBB-Meeting erstellt hat und ist an dem viereckigen Symbol im Feld „Teilnehmer“ zu erkennen.

Die Moderator-Rolle verfügt über die gleichen Rechte wie die Zuschauer-Rolle, besitzt darüber hinaus jedoch noch einige administrative Einstellungsmöglichkeiten.

Die wichtigsten sind hierbei:

• Erstellen von Gruppenräumen (Breakout-Räume)
• Ernennung weiterer Moderatoren/ Entziehen von Moderator-Rollen
• Vergabe der Präsentator-Rolle/ Entziehen der Präsentator-Rolle
• Stummschalten, sperren, entfernen von Zuschauern
• Teilnehmerrechte einschränken
• Beenden des BBB-Meetings

Zu Beginn des BBB-Meetings ist die Person mit der Moderator-Rolle gleichzeitig mit der Präsentator-Rolle ausgestattet solange keiner anderen Person die Präsentator-Rolle vergeben wird.

Die Präsentator-Rolle ist an dem blauen Präsentationssymbol am oberen linken Rand des Teilnehmersymbols zu erkennen.

Die Präsentator-Rolle kann sowohl an Personen mit Zuschauer-Rolle als auch mit Moderator-Rolle vergeben werden, jedoch nur an eine Person gleichzeitig.

Die Präsentator-Rolle verfügt über die Rechte die Präsentationsfunktionen im BBB-Meeting zu steuern.

Hierzu gehören:

• Hochladen von Präsentationen
• Benutzung und Verwaltung des Whiteboards
• Zeigen von externen Videos
• Freigabe des Bildschirms
• Erstellen und Starten von Umfragen

Die Zuschauer-Rolle ist die Standardrolle der Teilnehmenden des BBB-Meeting und an dem runden Symbol im Feld „Teilnehmer“ zu erkennen.

Die Zuschauer-Rolle ermöglicht, sofern nicht von der Moderator-Rolle explizit untersagt, folgende Funktionen:

• Teilnahme am BBB-Meeting mit Audio und Video
• Benutzung des öffentlichen und privaten Chats
• Setzen eines Status (z.B. Hand heben)
• Antworten auf Umfragen
• Teilnahme an Gruppenräumen (Breakout-Räume)
• Benutzung des Whiteboards (falls „Mehrbenutzermodus“ von Präsentator-Rolle aktiviert)
• Schreiben in „Geteilte Notizen“

Nur die Person, die gerade die Präsentator-Rolle besitzt, kann Präsentationen zeigen. Dies ist möglich durch „Bildschirm teilen“ wie man es aus Zoom gewohnt ist. Es ist aber auch möglich Präsentationen hochzuladen und damit entsprechende Steuerungsfunktionen für das Präsentieren zu nutzen.

Die Präsentation(en) werden im Vorfeld auf den Server hochgeladen.

• BBB unterstützt verschiedene Dateiformate für Präsentationen. Dazu gehören Powerpoint oder Bilddateien. Die besten Ergebnisse werden mit PDF Dateien erreicht.
• Präsentationen sind für alle Teilnehmenden sichtbar sobald diese aktiviert werden.
• Innerhalb einer aktivierten Präsentation kann der/die Präsentator*in zwischen den einzelnen Folien hin- und herschalten oder Annotationen auf den Folien tätigen (mit Hilfe der Schreibwerkzeuge in den Whiteboard-Funktionen).

(Mehrere) Präsentationen hochladen:

Es ist möglich mehrere Präsentationen im Vorfeld hochzuladen.

• Über das blaue Plus-Zeichen (unten links) und „Präsentationen verwalten“ (siehe Bild 1) gelangt man in den Verwaltungsbereich der Präsentationen.
• Es erscheint die Präsentationsliste (siehe Bild 2).
  Dort ist grundsätzlich eine Präsentation zum Teilen voreingestellt (default.pdf). Weitere können hinzugefügt werden. Alle Präsentationsdateien, die hier angezeigt werden, stehen für den Upload bereit.
• Durch Klick auf den Button „Hochladen“ startet der Upload. Erst danach können die Präsentationen verwendet werden (siehe Bild 3).
• Die Präsentation mit einem grünen Haken (siehe Bild 2) startet direkt nachdem alle Präsentationen hochgeladen wurden. Die Präsentationsliste schließt sich automatisch.

Hinweise:

• Löschen von Präsentationen ist per Mülleimer möglich (siehe Bild 2).
• Ein Wechsel zwischen den Präsentationen ist schnell möglich indem wieder auf das blaue Plus-Zeichen geklickt wird (siehe Bild 4).
• Teilnehmende können in ihrer persönlichen Ansicht eine „Präsentation minimieren“ (siehe Bild 5).

Die Person mit der Moderator-Rolle kann anderen Teilnehmenden die Präsentator-Rolle vergeben, so dass diese eigene Präsentationen hochladen, verwalten und zeigen können.

Dies erfolgt über einen Klick auf den Namen eines/einer Teilnehmer*in und der Auswahl des Menüpunktes „Zum Präsentator machen“.

Besitzt ein/e Teilnehmer*in die Präsentator-Rolle, erscheint bei Klick auf das blaue Plus-Zeichen (unten links) die Funktion „Präsentationen verwalten“.

Beachten Sie: Es kann immer nur eine Person die Präsentator-Rolle besitzen.

Ähnlich wie Zoom bietet BBB die Funktion „Bildschirm teilen“. Diese steht nur der Person zur Verfügung, die gerade die Präsentator-Rolle besitzt.
Tipp: Für eine optimale Nutzung dieser Funktion eignet sich aktuell der Chrome-Browser am besten.

Bildschirmfreigabe starten:

• Nach einem Klick auf „Bildschirm teilen“ (Symbol unten rechts) fragt BBB ab, welcher Bereich des Bildschirms in der Konferenz geteilt werden soll (ganzer Bildschirm, ein Anwendungsfenster oder ein Tab des Browsers). Wählen Sie entsprechend aus.
• Die Bildschirmfreigabe startet nach Klick auf den „Teilen“- Button.

Bildschirmfreigabe beenden:

• Die Bildschirmfreigabe aus einer Anwendung kann beendet werden über den Button „Freigabe beenden“. Dieser erscheint automatisch nach dem Start des Teilungsprozesses.
• Der/die Präsentator*in gelangt nach dem Beenden direkt in den Browser-Tab zurück, in dem die Konferenz läuft.
  Wird ein Browser-Tab geteilt, ist das leider nicht der Fall. Hier muss der Tab der Konferenz gewählt werden um dort wieder zurückzukehren.

Hinweis:

• Während des Teilens stehen im Unterschied zu Zoom die Whiteboard-Funktionen nicht zur Verfügung.

Auch Videos können von der Person mit der Präsentator-Rolle geteilt werden.

Allerdings beschränkt sich diese Funktion nur auf Videos, welche sich auf einer externen Streamingplattform wie z.B. Youtube oder Vimeo befinden und über eine URL eingebunden werden können.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Video mit einer URL zu teilen.

• Klick auf das blaue Plus-Symbol und „Externes Video teilen“ auswählen.
• Es öffnet sich ein Dialog zur Eingabe einer externen Video-URL.
• Nach Klick auf „Neues Video teilen“ startet dieses und wird allen Teilnehmenden angezeigt.
• Durch Klick auf das blaue Plus-Symbol sowie auf „Teilen von externem Video beenden“ stoppt die Teilung des Videos und den Teilnehmen wird wieder die aktuelle Folie angezeigt.

Hinweis:

Auch wenn Panopto ebenso URLs für die Video-Einbindung anbietet, ist es aktuell nicht möglich Videos von Panopto über BBB zu teilen.

Die Whiteboard-Funktionen stehen erst einmal nur der Person mit der Präsentator-Rolle zur Verfügung. Durch Aktivierung des „Mehrbenutzermodus“ können auch alle anderen Teilnehmenden die Funktionen nutzen.

Hand-Symbol:
Dahinter verbergen sich die Schreib-/ Zeichenwerkzeuge sowie ein „Laserpointer“.

• Es ist neben dem Zeichnen von Linien und geometrischen Figuren auch möglich Text einzutippen oder Freihand zu schreiben/ zeichnen – siehe Piktogramme.
• Für weitere Einstellungen wie Schriftart/ -farbe/ -größe, Liniendicke und -farbe von Zeichnungen usw. muss man auf das entsprechende Piktogramm klicken.
• Textfelder können, sind sie einmal erstellt, nicht mehr in der Größe verändert werden. Um zu verhindern, dass Text nicht abgeschnitten wird, ist es wichtig Textfelder von der Größe her ausreichend groß, zu planen.
• Nach der Erstellung sind die erstellten Elemente nicht mehr verschiebbar.
• Der „Laserpointer“ verbirgt sich hinter dem Hand-Symbol innerhalb der Schreib-/ Zeichenwerkzeuge.

Typisches Symbol für „Zurück“/ „Undo“:
Der letzte Schritt (z.B. Änderung der Farbe) wird rückgängig gemacht.

Mülleimer-Symbol:
Alle Elemente werden gelöscht.

Weitere Hinweise zur Nutzung der Whiteboard-Funktionen:

• Bilder können nicht eingefügt werden.
• Die Whiteboard-Funktionen können – wie man es auch von Zoom kennt – auf jeder Folie genutzt werden, die gerade präsentiert wird. Möchte man also den Teilnehmenden ein „klassisches Whiteboard“ zur Verfügung stellen, muss die Person in der Präsentator-Rolle einfach nur eine weiße Folie zeigen.
• Im Unterschied zu Zoom können während des Vorgangs „Bildschirm teilen“ die Whiteboard-Funktionen nicht genutzt werden.

Folgende Funktionen stehen in einem Gruppenraum von BBB zur Verfügung:

• Alle Teilnehmenden erhalten beim Betreten des Raums automatisch die Moderator-Rolle. Somit können sie selbstständig die Präsentator-Rolle anfordern (siehe Bild 1), wenn sie eine Präsentation zeigen und dementsprechend vorher hochladen wollen.
• Generell kann keine Präsentation aus dem Hauptraum in einen Gruppenraum direkt übernommen werden.
• Gruppenchat und Geteilte Notizen stehen wie im Hauptraum zur Verfügung, sind jedoch leer, wenn der Gruppenraum betreten wird und werden beim Schließen des Gruppenraums nicht in den Hauptraum übernommen.
• Privater Chat ist im Gruppenraum nicht möglich.

Hinweise:

• Gruppenräume werden als eigenständige Konferenz von BBB verstanden und erhalten somit einen eigenen Tab innerhalb des Browsers. Diese Logik muss den Teilnehmenden bewusst sein, da dies für BBB-Neulinge irritierend wirken kann. Ein „Hin- und Herschalten“ zwischen den Räumen (Gruppenräume und dem Hauptraum) ist möglich, muss aber jeweils mit einem neuen Echotest (siehe Bild 2) bestätigt werden.
• Da alle Teilnehmenden in einem Gruppenraum automatisch die Moderator-Rolle besitzen, sind sie auch in der Lage den Gruppenraum selbständig zu beenden. Wenn ein/e Teilnehmer*in den Raum also einfach nur verlassen will, muss er/sie darauf achten den richtigen Button „Konferenz verlassen“ zu drücken – statt den Button „Konferenz beenden“, der direkt darüber liegt (siehe Bild 3).

Tipps und Tricks:

Mit „copy and paste“ können Chatverlauf und Geteilte Notizen gesichert werden, entweder lokal auf dem Rechner oder innerhalb des Hauptraums (dieser bleibt parallel in einem anderen Browser-Tab offen).

Aus dem Hauptraum ist es möglich Gruppenräume zu erstellen, wenn man man die Moderator-Rolle besitzt.

• Durch Klicken auf das Zahnrad rechts neben der Teilnehmendenliste kann der Einstellungsdialog geöffnet werden. Unter „Gruppenräume erstellen“ (siehe Bild 1) öffnet sich ein neues Dialogfenster „Gruppenräume“.
• Für die Gruppenräume kann die Anzahl der Räume eingestellt werden sowie die Nutzungsdauer und die Form der Teilnehmendenzuordnung (per Zufall, per manueller Zuordnung, per Auswahl durch die Teilnehmenden). Durch Klick auf den Button „Erstellen“ werden die Gruppenräume eingerichtet (siehe Bild 2).

Im Hauptraum erscheint auf der linken Bildschirmseite ein weiterer Bereich mit der Bezeichnung „Gruppenräume“ (siehe Bild 3). Über diesen ist die Verwaltung der Gruppenräume möglich.

Die Ziffer vorm Namen einer Person gibt Auskunft darüber, in welchem Gruppenraum sich diese befindet.

Hinweise:

• Die Anzahl der Räume ist nach dem Anlegen nicht mehr veränderbar.
• Räume können vorzeitig durch die Person mit der Moderator-Rolle geschlossen werden (siehe Bild 4).
• Die Nutzungsdauer der Gruppenräume ist nicht verlängerbar.

Bei der Einrichtung der Gruppenräume kann eingestellt werden auf welche Art und Weise die Teilnehmendenzuordnung zu den Gruppenräumen erfolgt.

Zuordnung per Zufällige Auswahl:

• Teilnehmende sehen nach der Erstellung der Gruppenräume ein Dialogfenster „Gruppenraum beitreten“ mit dem Raum, der ihnen per Zufall zugewiesen wurde (siehe Bild 1).
• Klick auf „Raum beitreten“ ist notwendig.

Zuordnung per Eigene Auswahl:

• Die Teilnehmenden erhalten ein Dialogfenster mit einer Auswahlbox aller zur Verfügung stehenden Gruppenräume (siehe Bild 2).
• Klick auf „Raum beitreten“ ist notwendig.

Zuordnung per Manuelle Auswahl (durch die Moderation):

• Die Teilnehmenden müssen im Hauptraum links im Menü auf „Gruppenräume“ klicken.
• Das Menü klappt sich nach rechts auf. Dort ist der Gruppenraum, welcher dem/der Teilnehmer*in zugewiesen wurde (siehe Bild 3).
• Klick auf „Raum beitreten“ ist notwendig.

Betreten & Verlassen des Gruppenraums:

• Ein Gruppenraum wird immer in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
• Beim Betreten des Raumes muss ein neuer Echotest durchgeführt werden. Nur so ist es möglich mit einem Mikrofon teilzunehmen.
• Am oberen Bildschirmrand erscheint die verbleibende Zeit im Gruppenraum (siehe Bild 4).
  Ist die Zeit abgelaufen oder wird der Raum durch den/die Moderator*in vorzeitig geschlossen, schließt der Browser-Tab automatisch und alle Teilnehmenden des Gruppenraums kehren in den Hauptraum zurück.
• Auch bei der Rückkehr in den Hauptraum ist ein Echotest notwendig.

Für Personen in der Moderator-Rolle besteht die Möglichkeit die einzelnen Gruppenräume zu besuchen.

Zwei Varianten sind hierbei möglich:

• Durch „Audio starten“ im Menü „Gruppenräume“ ist es möglich in einen Gruppenraum reinzuhören.
  Ein Echotest ist dafür nicht notwendig. Dies ist eine gute Möglichkeit bspw. für Fragen zur Verfügung zu stehen. Mit „Audio zurückgeben“ verlässt man den ausgewählten Gruppenraum.
• Möchte man mit Bild und Ton einem Gruppenraum „richtig“ beitreten, wählt man den entsprechenden Gruppenraum aus und klickt auf „Raum beitreten“.
  Hierfür ist ein Echotest notwendig.