Wenn Sie Tools aus unserer obigen Tool-Sammlung nutzen möchten, die mit „[im Web]“ markiert sind oder auch andere Tools, die Sie vielleicht als Tipp erhalten haben, so empfehlen wir vor der Tool-Nutzung eine Einschätzung im Hinblick auf den Datenschutz vorzunehmen.

Hiermit möchten wir Ihnen einen Orientierungsrahmen dafür geben – verbunden mit dem HINWEIS, dass wir keine Rechtsexpert*innen sind und die folgenden Informationen nicht als Rechtsberatung verstanden werden können. Fragen Sie im Zweifel beim Datenschutz-Team der TU nach.

Wie kann ich digitale Tools im Hinblick auf den Datenschutz einschätzen?

Es gilt der Ansatz: Das Risiko für einen möglichen Schaden, der durch die Tool-Nutzung entstehen könnte, sollte so klein wie möglich gehalten werden. Um hierzu eine orientierende Einschätzung zu erhalten, helfen folgende Fragen:

Schritt 1: Herkunft des Tool-Anbieters und seiner Dienstleister?

• Handelt es sich bei dem Tool-Anbieter um ein europäisches Unternehmen?
  • Dies lässt sich beispielsweise über das Impressum herausfinden.

• Greift der Tool-Anbieter auf Dienste von anderen Unternehmen zurück um sein Tool zu betreiben (z.B. Cloud-Speicher, (Social Media) Plugins, Analyse-Tools etc.)? Wo betreiben diese Unterauftragnehmer ihre Dienste?
  • Dies lässt sich beispielsweise in einer detaillierten Datenschutzerklärung herausfinden, in der erklärt wird, wo und wie die über das Tool erfassten Daten weiterverarbeitet werden.

Sind sowohl das Unternehmen, welches das digitale Tool anbietet, als auch seine Dienstleister, welche die vom Tool erfassten Daten weiterverarbeiten, KEINE europäischen Unternehmen, so ist dies kritischer zu betrachten (insbesondere wenn es sich um US-amerikanische Unternehmen handelt).

Schritt 2: Art und Umfang der Daten, die vom Tool erfasst werden?

• Ist für Ihre Studierenden ein Login notwendig, wenn Sie das Tool in Ihrer Lehre einsetzen?
  • Tools, die eine Registrierung/ einen Login mit Realdaten (z.B. Mailadresse) erforderlich machen oder nur per App funktionieren, sind kritischer zu betrachten als jene, die einfach dadurch nutzbar sind, dass man auf eine Web-URL zugreift.
  • Auch bei Web-Tools, die keinen Login erforderlich machen, werden Daten, wie z.B. die IP-Adresse, erfasst. Diese lässt sich aber maskieren indem der VPN mit der Profileinstellung „Campus“ genutzt wird.
• Wie sensibel (im Hinblick auf einzelne Personen) sind die Daten?
  • Je detaillierter und persönlicher Daten zu einer Person sind (z.B. politische Einstellung, sexuelle Orientierung, biologische Merkmale) umso sensitiver und schützenswerter sind diese!
  • Schauen Sie in der Datenschutzerklärung nach. Dort muss aufgeführt werden, welche Daten erfasst werden, was mit diesen passiert und wann sie wieder gelöscht werden. Ebenso hat jede*r Nutzer*in das Recht auf Auskunft und Löschung der eigenen persönlichen Daten. Dies sollte dort ebenfalls stehen.

Schlussfolgerung:

Kommen Sie bei allen Fragen zu einer eher kritischen Einschätzung oder erhalten Sie, z.B. aufgrund einer mangelhaften Datenschutzerklärung, vom Tool-Anbieter gar keine entsprechenden Informationen, so ist aus datenschutzrechtlicher Sicht von der Tool-Nutzung eher abzuraten.

Kommen Sie bei Schritt 1 zu einer eher kritischen Einschätzung, bei Schritt 2 ist die Einschätzung aber relativ unkritisch, weil es sich z.B. um ein Web-Tool handelt, dass keinen Login erforderlich macht oder auch per Fantasie-Namen nutzbar ist, so erscheint das Risiko für die Tool-Nutzung überschaubar. Eine Nutzung wird hier noch umso gerechtfertigter, wenn

• keine adäquaten Tool-Alternativen bekannt sind, die den gleichen Zweck erfüllen, aber aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklicher wären,
• der didaktische Zweck der Tool-Nutzung klar ersichtlich ist,
• die Teilnahme der Studierenden bei der Tool-Nutzung freiwillig ist und keine Verpflichtung im Rahmen der Lehrveranstaltung darstellt,
• den Studierenden transparent gemacht wird, welche Daten vom Tool erfasst werden und wie sie selbst z.B. per VPN eine Anonymisierung bewirken können.